Задачи и функции архивного отдела


Задачи:

 

1.   Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивном отделе.

2.   Комплектование архивного отдела документами Архивного Фонда Российской Федерации, отражающими материальную и духовную жизнь населения округа, имеющими социальное, экономическое, научное, историческое, культурное и политическое значение.

3.   Информационное обеспечение органов местного самоуправления округа, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов.

4.   Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве организаций, предприятий- источников комплектования архива; содействие организациям других форм собственности в комплектовании, сохранении и использовании их архивов.


 

Функции:

 

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

1. Осуществляет хранение и государственный учет документов, представляет в архивный отдел Приморского края по установленным формам сведения о хранящихся архивных фондах, принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечения их физической сохранности.

2. Разрабатывает и по согласованию с архивным отделом Приморского края представляет на утверждение главе Надеждинского муниципального района списки  учреждений, организаций, предприятий, документы которых подлежат передаче в архивный отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.

3. Создает и совершенствует  научно-справочный аппарат (НСА) к документам архивного отдела с целью оперативного использования  содержащейся в них информации.

4. Информирует администрацию Надеждинского муниципального района, предприятия, организации и учреждения о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполняет их запросы.

5. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, в печати, на радио, в установленном порядке предоставляет документы архивных фондов предприятиям, организациям и гражданам с целью их научного и практического использования, исполняет социально-правовые и тематические запросы, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.

6. Осуществляет организационно-методическое руководство работой ведомственных архивов предприятий, организаций и учреждений, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве учреждений – источников комплектования; ведет в установленном порядке учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в учреждениях – источниках комплектования и других муниципальных учреждениях, находящихся на территории  Надеждинского муниципального района.


7. Информирует администрацию Надеждинского муниципального района, архивный отдел Приморского края о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде Российской Федерации.

8. Проводит мероприятия по улучшению работ архивов учреждений, организаций, предприятий, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников ведомственных архивов.

9. Рассматривает и согласовывает Положения об экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций, учреждений – источников комплектования.

10. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного отдела Приморского края поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также описи фотодокументов и личных фондов.

11. Проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации работы в делопроизводстве предприятий, организаций, учреждений, а также деятельности их экспертных комиссий.

12. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела.

13. Внедряет в практику нормативные акты и другие документы по архивному делу, передовой опыт работы.