Инструкции

 

 

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением председателя Думы Надеждинского муниципального района от         «24» февраля 2009г. № 1

 

  

ИНСТРУКЦИЯ

по работе с документами

в Думе Надеждинского муниципального района

 

1. Общие положения

 

         Инструкция по работе с документами в Думе Надеждинского муниципального района разработана в соответствии с национальными стандартами в области делопроизводства и архивного дела.

Настоящая Инструкция является основополагающим правовым актом, определяющим систему документационного обеспечения, систему работы с документами, систему документооборота и систему делопроизводства в Думе Надеждинского муниципального района (далее – Дума).

Настоящая Инструкция:

определяет организацию и порядок документационного обеспечения деятельности Думы, депутатов Думы, аппарата Думы;

устанавливает единые для всех правила работы с документами и правила ведения делопроизводства в аппарате Думы.

Знание и исполнение положений настоящей Инструкции обязательны для всех лиц, работающих с документами в аппарате Думы

Граждане, поступившие на муниципальную службу в аппарат Думы, должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией под роспись специалистом, ответственным за делопроизводство в аппарате Думы.

Внесение в настоящую Инструкцию изменений осуществляется распоряжением председателя Думы.

 

2. Прием, регистрация и прохождение

служебных документов

 

            2.1. Организация работы с входящей корреспонденцией

Поступающие в Думу законодательные инициативы, служебные документы принимаются и проходят первичную обработку и регистрацию у специалиста, ответственного за делопроизводство в аппарате Думы.

Документы поступают через отделение связи (почтой) и доставляются нарочными.

Регистрации подлежат служебные документы, имеющие установленные реквизиты оформления, в том числе наименование или бланк организации (должностного лица), направившей документ, дату и номер, адресата, подпись или оттиск печати.

В журнале регистрации входящей корреспонденции фиксируется входящий номер и дата документа, поступления документа, информация о поступившем документе (дата отправки, номер документа, откуда поступил документ, краткое содержание документа), резолюция председателя Думы, кому и когда передан документ на исполнение, отметка об исполнении.

Состав нерегистрируемых документов определяется перечнем корреспонденции, не подлежащей регистрации в Думе (приложение 1).

Документы, адресованные в Думу, не зарегистрированные у специалиста, ответственного за делопроизводство в аппарате Думы, к рассмотрению не принимаются.

При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или отдельных листов и приложений, повреждение документов, другие ошибки в оформлении, составляется акт в двух экземплярах. Акт утверждается специалистом, ответственным за делопроизводство в Думе, или руководителем аппарата Думы. Один экземпляр акта хранится в Думе, второй вместе с самим документом возвращается отправителю. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, даты отправки и получения документов. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.

Документы, адресованные в комиссии (комитеты) Думы, регистрируются в общем порядке.

Входящие документы, поступившие на имя депутата Думы, не вскрываются, а передаются депутату или помощнику депутата в случае, если депутат Думы имеет общественную приемную.

Если депутат Думы не имеет общественной приемной, документы, адресованные на его имя, регистрируются в общем порядке специалистом, ответственным за делопроизводство в представительном органе. В этом случает к регистрационному номеру в журнале через тире добавляется литера "Д".

В случае если конверт был получен вскрытым или был вскрыт ошибочно, а также, если письмо на имя депутата Думы оказалось вложенным в конверт, адресованный в Думу, комиссию (комитет) Думы, составляется акт с указанием причины вскрытия.

Пакеты, адресованные с пометкой "Лично", не вскрываются и передаются адресату.

Документы, поступившие в Думу, регистрируются в рабочие дни до 16 часов, а при их поступлении после 16 часов или  в нерабочие дни – на следующий рабочий день. Документы с пометкой "Срочно" регистрируется незамедлительно и передаются председателю Думы.

На лицевой стороне первого листа регистрируемого документа в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп (приложение 2).

В течение дня председатель Думы или его заместитель рассматривают документы и накладывают резолюцию (поручение). На исполнение такие документы передаются непосредственному исполнителю или руководителю аппарата Думы, который распределяет документы по назначению.

Запрещается передача и тиражирование документов сторонним организациям.

В резолюции (поручении) дается указание по исполнению документа, определяются ответственный и другие исполнители (соисполнители), участвующие в работе с документом, при необходимости указывается срок его исполнения.

 

            2.2. Организация работы с исходящей корреспонденцией

 

Исходящими документами Думы являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.

Работа с исходящими служебными документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, учет и отправку.

Исходящие служебные документы регистрируются и отправляются специалистом, ответственным за делопроизводство в аппарате Думы, если они подписаны председателем Думы, его заместителем, председателем комиссии (комитета) или его заместителем, депутатом Думы, руководителем аппарата Думы.

Исходящий регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Документы, представленные на подпись председателю Думы и его заместителю, визируются руководителем аппарата Думы. Второй экземпляр зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющего визу согласования,   с указанием исполнителя и его телефона, со всеми приложениями, кроме приложений, оригиналы которых имеют постоянный срок хранения (повестки дня заседаний Думы, нормативные правовые акты муниципального образования, решения Думы, акты проверок контрольного органа  муниципального образования и др.), хранится в Думе в соответствующем деле по номенклатуре дел.

В журнале регистрации исходящей корреспонденции фиксируется номер и дата документа, краткое содержание документа, указывается адресат, фамилия исполнителя, кем подписан документ.

Документы на отправку передаются специалисту, ответственному за делопроизводство в аппарате Думы, в день их регистрации. Отправка этих документов  производится в тот же день. Срочные документы отправляются в тот же день.

Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Думы,  подготовленные и оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией положений, к отправке не принимаются.

В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтой, факсом, электронной почтой или нарочным.

Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются почтовой связью.

 

            2.3. Порядок работы с письменными обращениями граждан

 

Работа с письменными обращениями, личными и коллективными письмами граждан (далее – обращения граждан), адресованными в Думу, ведется председателем Думы и руководителем аппарата Думы.

Письменное обращение гражданина должно быть им подписано с указанием фамилии, имени, отчества и содержать помимо изложенного предложения, заявления либо жалобы также данные о месте его жительства или работы, или учебы. Обращение, не содержащее этих сведений, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.

Анонимные обращения и обращения граждан, носящие оскорбительный характер, не регистрируются и не рассматриваются.

Обращения граждан по вопросам, не относящимся к компетенции Думы, после регистрации в пятидневный срок направляются аппаратом Думы в соответствующие органы с извещением об этом заявителя в письменной форме.

Письма граждан на имя депутатов, в том числе переданные на личном приеме, без вскрытия передаются адресату.

Регистрация обращений граждан осуществляется главным специалистом Думы в журнале учета с указанием фамилии и имени заявителя (название коллектива, общественного объединения), адреса, даты поступления, краткого содержания обращения, отметки об исполнении (дата ответа, номер ответа заявителю).

Конверты, в которых поступили обращения граждан, сохраняются и прикладываются к письмам.

Обращение одного и того же лица по одному и тому же вопросу считается повторным, если заявитель не удовлетворен данным ему ранее ответом и учитывается под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь. К данному обращению подбирается вся предыдущая переписка.

Обращения граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их регистрации.

Обращения граждан, требующие специальной проверки, направляются на рассмотрение в другой орган управления и рассматриваются в тридцатидневный срок.

Ответы на обращения граждан даются в письменном виде, а также в устной форме, когда письменного ответа не требует заявитель.

Ответы по обращениям граждан в письменной форме регистрируются в журнале учета.

 

3. Подготовка и порядок оформления

документов. их учет и рассылка

 

3.1. Общие требования

 

Служебные документы в Думе оформляются в электронном виде  на бланках формата А4 (210х297 мм) установленной формы с угловым расположением реквизитов.

Исходящие документы печатаются в черно-белом изображении за подписью председателя Думы, его заместителя, председателей комиссий (комитетов) и руководителя аппарата Думы, направляемые в сторонние организации и учреждения.

Документы подписываются должностными лицами по вопросам, входящим в их компетенцию.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

30 мм – левое; 15 мм – правое; 15 мм – верхнее; 15 мм – нижнее.

Документы от имени Думы подписываются председателем или заместителем председателя Думы, руководителем аппарата Думы; документы комиссий (комитетов) Думы – их председателями или заместителями председателей.

При оформлении указывается должность лица подготовившего документ.

Подписание документа предусматривает: указание полного наименования должности, собственноручную подпись и ее расшифровку с инициалами.

Не допускается подписание документа, на котором обозначены долж­ность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или наклонной черты перед наименованием должности). Документ должен быть подписан с указанием фактически замещаемой должности и фамилии подписавшего.

Внесение в подписанные документы исправлений не разре­шается.

         На документе должна быть указана дата.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, протокола – дата заседания (принятия решения), акта – дата события, документов, принимаемых коллегиально, – дата принятия.

Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами (например: 17.09.2008). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (например: 17 сентября 2008 года). Дата принятия решений Думы оформляется цифровым способом.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит  из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименования должности руководителя, утверждающего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии), даты утверждения. Если документ утверждается  распорядительным актом, то гриф утверждения включает в себя слово "УТВЕРЖДЕНО" (без кавычек), наименование  утверждающего документа в именительном падеже, его дату и номер.

Гриф согласования располагается в конце документа и состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования. Если согласование осуществляется документом (протоколом, письмом и др.), то после слова "СОГЛАСОВАНО" дается ссылка (в именительном падеже) на согласующий документ.

Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами в правом верхнем углу документа без слова "страница"  ("стр.") и знаков препинания, на первой странице номер не ставится.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то они перечисляются ниже текста документа по форме:

 

Приложение: на … л. в … экз.

Если названия приложений не приведены в тексте документа, то приложения перечисляются по той же форме, но с указанием их названий.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а пишется, например:

 

Приложение: брошюра в 2 экз.

 

3.2. Решения и постановления

 

Принятые Думой решения и постановления оформляются на бланках установленной формы (приложение 3, 4).

Решения и постановления подписываются председательствующим на заседании Думы, принятый нормативный правовой акт – главой Надеждинского муниципального района.

Регистрацию принятых нормативных правовых актов осуществляет специалист, ответственный за делопроизводство в аппарате Думы. 

Первые экземпляры решений Думы и нормативных правовых актов хранятся вместе со всеми прилагаемыми документами в аппарате Думы

Принятым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца созыва.

 

            3.3. Документы заседаний и совещаний

 

Протоколы заседаний Думы и комиссий оформляются без использования бланков (приложение 5, 6).

Протокол заседания Думы подписывается председательствующим на заседании и секретарем заседания.

Протокол заседаний комиссий (комитетов) Думы, выписки из протоколов и принятые решения оформляются специалистами аппарата Думы.

Протоколы заседаний временных депутатских  комиссий, рабочих групп, выписки из протоколов и принятые решения оформляются специалистами аппарата Думы.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, совещания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, подшиваются в дело.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на специалистов аппарата Думы.

Оформление указанных протоколов производится не позднее 10 календарных дней после проведения заседания.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть имеет следующие реквизиты:

Председатель или председательствующий

Секретарь.

Присутствовали – список присутствовавших и отсылка к прилагаемому списку приглашенных.

Повестка дня заседания

Докладчики по каждому пункту повестки дня заседания.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня заседания. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

         Основное краткое изложение содержания докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "о" ("об"). 

          Приводятся итоги голосования. 

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например, 21 – 24 апреля 2007 года

         Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах созыва Думы отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Думы, комиссии (комитета) Думы. Протоколы заседаний согласительных и специальных комиссий получают сквозную нумерацию в пределах сроков их работы.

Протоколы совместных заседаний комиссий (комитетов) Думы имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов комиссий (комитетов) Думы, принимавших участие в заседании.

Допускается краткая форма составления протокола. К тексту протокола прикладывается фонограмма заседания на магнитном или оптическом носителе информации. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

 

            3.4. Оформление документов в комиссиях (комитетах)

 

Заседание комиссии (комитета) Думы оформляется протоколом в соответствии с перечисленными в подразделе 3.3 требованиями (приложение 7).

Протокол заседания комиссии (комитета) Думы подписывается председательствующим на заседании комиссии (комитета) Думы.

Протоколы совместных заседаний комитетов Думы подписываются их председателями.

Если в ходе заседания комиссии (комитета) председательствующий на заседании передал полномочия своему заместителю, то это отражается в протоколе заседания комиссии (комитета) Думы. В этом случае решения, принятые на заседании комиссии (комитета) Думы, с этого момента должны быть подписаны новым председательствующим на заседании комиссии (комитета).

Решения, принятые комиссиями (комитетами) Думы совместно, подписываются соответственно председателями этих комиссии (комитетов).

 

            3.5. Распорядительные документы


Распорядительными документами в Думе являются:

распоряжения председателя Думы.

Распоряжения председателя Думы оформляются на бланках установленной формы (приложение 8).

Председатель Думы издает распоряжения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности Думы и его аппарата в пределах своей компетенции.

         В отсутствие председателя Думы распоряжения издает заместитель, исполняющий обязанности председателя Думы.

Проекты распоряжений председателя Думы подготавливаются специалистами аппарата Думы на основании поручений (указаний) председателя Думы, его заместителя, руководителя аппарата  Думы.

Проекты распоряжений председателя Думы по кадровым вопросам готовятся руководителем аппарата Думы. 

Регистрация, учет, рассылка и хранение подлинников распоряжений председателя Думы, в том числе подписанных исполняющим обязанности председателя Думы, по основным вопросам деятельности осуществляются специалистом, ответственным за делопроизводство в аппарате Думы. Регистрацию, учет, рассылку и хранение распоряжений председателя Думы по кадровым вопросам и по вопросам штатного расписания аппарата Думы осуществляет руководитель аппарата Думы.

Подписанным распоряжениям председателя Думы присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года по созывам.

К номерам распоряжений председателя Думы по личному составу, касающихся вопросов приема, перемещения, увольнения, награждения, через тире добавляется литера "К".

К номерам распоряжений, постановлений председателя представительного органа по личному составу, касающихся вопросов премирования, дисциплинарного взыскания, отпусков, через тире добавляется литера "Л".

 

            3.6.Служебные письма

 

          Служебные письма, направляемые из аппарата Думы, адресуются учреждениям и организациям, названия которых пишутся в именительном падеже, например:

Министерство культуры

Российской Федерации

 

Наименование адресата печатается в правом верхнем углу письма.

В письмах, направляемых конкретному должностному лицу, указываются его должность (при необходимости с наименованием учреждения или органи­зации), фамилия (в дательном падеже) и инициалы, например:

Председателю Брянской

областной Думы


Лодкину Ю.Е.

 

При направлении писем в органы государственной власти Российской Федерации, а также в законодательные (представительные) и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации полные почтовые адреса могут не указываться.

Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать почтовый адрес, а затем фамилию (в дательном падеже) и инициалы этого лица, например:

                                                         188040, Ленинградская обл.,

                                                         Гатчинский р-н, пос. Вырица,

                                                         ул. Слуцкая, д. 11, кв. 48

 

                                                         Васильеву А.В.

 

В адресной части письма может быть указано не более четырех адресов. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.

В случае направления письма большему числу адресатов исполнитель оформляет соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес.

При оформлении ответных писем приводится ссылка на номер и дату входящего письма.

 

4. Контроль за исполнением документов

и поручений

 

           4.1. Контроль за исполнением входящих документов

 

Контроль за исполнением входящих документов ведется специалистом,  ответственным за делопроизводство в аппарате Думы.

Срок исполнения срочных документов – до трех дней, текущих – в течение одного месяца, если в документе или резолюции руководителя не указан иной срок.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Основанием для снятия документа с контроля является подготовленный в соответствии с резолюцией председателя Думы ответ, принятое Думой постановление или решение, о чем делается соответствующая отметка в журнале регистрации входящей корреспонденции.

Если документ требует длительного срока исполнения рекомендуется давать промежуточные ответы.

 

            4.2. Контроль за исполнением поручений

 

Документы и поручения исполняются в сроки, установленные действующим законодательством. Сроки исполнения конкретных документов могут быть определены также в резолюции (поручении) председателя Думы.

Документы и поручения, не содержащие указания конкретных сроков исполнения или сроки исполнения которых не установлены действующим законодательством, исполняются, как правило, в течение одного месяца. Поручения с пометкой "Срочно" исполняются в трехдневный срок, поручения, требующие дополнительного изучения поставленных вопросов, – в течение одного месяца или в течение продленного срока.

Протокольное поручение председателя Думы должно быть исполнено в срок, установленный на заседании Думы, а если срок не установлен  – в течение одного месяца.

Срок исполнения документов и поручений исчисляется в календарных днях начиная с даты подписания (утверждения) документа или с даты подписания резолюции (поручения).

Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то срок исполнения продлевается до первого дня, следующего за нерабочим днем.

 

5. Использование бланков, печатей и штампов

 

            5.1. Использование бланков

 

В Думе разрешается использование бланков документов только установленной настоящей Инструкцией формы.

Для бланков применяется бумага формата А4 (210 х 297мм).

Бланки писем председателя Думы и заместителя председателя Думы изготовлены на основе углового расположения реквизитов (приложение 9).

Для оформления писем и других служебных документов за подписью депутата Думы используется депутатский бланк с продольным расположением реквизитов (приложение 10).

        Не разрешается использование бланков нормативных правовых актов и служебных документов с изображением герба Приморского края.

        На бланках нормативных правовых актов и служебных документов размещен герб Надеждинского муниципального района.

        Бланки должны использоваться строго по назначению. Ответственность за обеспечение сохранности бланков несет специалист, ответственный за делопроизводство в аппарате Думы.

Передача бланков нормативных правовых актов и служебных документов другим организациям или лицам запрещается.

Именные бланки в делопроизводстве Думы не разреша­ются.

Копии рассылаемых документов, имеющих юридическую силу (решения Думы, распоряжения председателя Думы  и т.д.), следует заверять печатью.

 

             5.2. Использование печатей и штампов

 

Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в Думе и его аппарате используется гербовая печать и другие печати.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ и его подпись.

Для входящих документов используется штамп: «Входящий №.. от …».

Гербовая печать Думы ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (приложение 11).

На решениях, постановлениях, протоколах заседаний Думы, а также на их копиях   проставляется круглая (негербовая) печать "Для решений".

На служебных письмах проставляется угловой штамп с наименованием Думы и адресом места расположения.

Для бухгалтерских документов используется штамп: «Погашено. Дата. Бухгалтер».

Уничтожение печатей производится по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

 

            5.3. Контроль за использованием и хранением печатей и штампов

 

Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков, печатей и штампов возлагается на руководителя аппарата Думы.

Печати и штампы подлежат обязательному учету.

Печать Думы хранится в сейфе. Штампы хранятся в запираемых шкафах.

Проверка наличия, использования и хранения печатей и штампов производится по распоряжению председателя Думы.

 

6.Техническое обеспечение подготовки

документов

 

            6.1. Печатные работы

 

Для печатания документов используются редакторы Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel.

Печатание производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.

Служебные письма печатаются, как правило, шрифтом Times New Roman № 13 через один интервал, таблицы – № 8-13 через один интервал, проекты нормативных правовых документов и материалы к ним, решения и постановления Думы, распоряжения председателя Думы  печатаются шрифтом Times New Roman № 13 через один интервал. Приложения к вышеуказанным документам могут быть напечатаны с использованием шрифта Times New Roman № 8-13 через один интервал.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание слов и словосочетаний, фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

 

            6.2. Ведение звукозаписи заседаний

 

Специалисты аппарата Думы проводят техническую запись заседаний Думы, иных мероприятий по распоряжению председателя Думы.

Фонограмма заседания записывается на компакт-диски, которые хранятся в конверте вместе с протоколами заседаний, для обеспечения архивного хранения.

 

7.Формирование дел

и хранение документов


            7.1. Составление номенклатуры дел

 

В целях правильного формирования, учета дел, обеспечения поиска документов составляется номенклатура дел Думы по установленной форме (приложение 12).

В номенклатуру дел Думы включаются наименования дел, отражающие все документированные участки деятельности Думы.

Номенклатура дел Думы согласовывается с архивным отделом администрации Надеждинского муниципального района, утверждается председателем Думы и вводится в действие с 1 января года избрания Думы очередного созыва.

Срок действия номенклатуры устанавливается на период работы  очередного созыва Думы.

В течение делопроизводственного года в номенклатуру дел Думы могут вноситься изменения.

Заголовок дела в номенклатуре дел должен отражать содержание и состав документов дела, иметь четкие и краткие формулировки.

Сроки хранения дел устанавливаются архивным отделом администрации Надеждинского муниципального района.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

 

             7.2. Формирование дел

 

Формирование документов в дела осуществляет­ся в соответствии с номенклатурой дел специалистом, ответственным за делопроизводство в аппарате Думы.

При формировании дел соблюдаются следующие требования:

в дело помещаются только исполненные, правильно и в соответствии с заголовками в номенклатуре дел оформленные документы;

          раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

подлинные (первые) экземпляры документов формируются отдельно от их копий;

в дело помещается один экземпляр документа (а также те экземпляры этого документа, на ко­торых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый эк­земпляр). Черновики документов в дело не помещаются;

в дело помещаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксеро­копия, которая подшивается в дело;

объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объе­ме документов в деле формируется несколько томов (частей).

В случае необходимости документы различных сроков хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения ра­боты над вопросом, а затем должны переформировываться в дела постоянного и дела временного сроков хранения.

Решения и постановления Думы группируются в дела по названиям их видов в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями.

Распоряжения председателя Думы по основной деятельности и кадровым вопросам группируются в дела специалистом, ответственным за делопроизводство в  аппарате Думы.

Протоколы заседаний Думы, комитетов и комиссий, рабочих групп располагают­ся в деле в хронологическом порядке. Документы к заседаниям помещаются после соответствующего протокола в последовательности повестки  дня заседания.

Документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопроса в хронологическом порядке.

    

            7.3. Оформление дел

 

Оформление дела заключается в описании дела на обложке, в подшивке или переплете, нумерации листов, составлении заверительной надписи.

Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 13).

В конце дела подшивается лист с заверительной надписью, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела (приложение 14).

Дела постоянного срока хранения, подлежащие передаче на архивное хранение, подшиваются.

Дела временного срока хранения подлежат частичному оформлению (не подшиваются, листы в них не нумеруются).

Документы временного срока хранения могут храниться в папках (скорос­шивателях).

 

            7.4. Составление и оформление описей дел

 

На все завершенные и полностью оформленные дела постоянного срока хранения и по личному составу, составляются описи, которые утверждаются председателем Думы  и согласовываются с архивным отделом администрации Надеждинского муниципального района.

Опись дела составляется по установленной форме (в четырех
экземпля­рах) – отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу (приложения  15, 16).

Систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел Думы.

В конце описи составляется итоговая запись о количестве включенных в опись дел.

Описи дел постоянного срока хранения и по личному составу хранятся в Думе.

           

             7.5. Хранение дел до передачи в архивный отдел

 

          Специалист, ответственный за делопроизводство в аппарате Думы, хранит дела постоянного и временного сроков хранения, по кадровым вопросам -  дела по личному составу в течение срока полномочий текущего созыва.

          В делах запрещается делать какие-либо пометки и подчеркивания, проводить изъятие документов.

          Затем дела постоянного срока хранения и по личному составу передаются в архивный отдел администрации Надеждинского муниципального района, где сотрудниками архива производится  их архивно-техническая обработка.

Дела постоянного срока хранения передаются в архивный отдел администрации Надеждинского муниципального района по утвержденным описям дел в соответствии с графиком комплектования архива.

       Выявленные во время передачи документов недостатки в оформлении документов и дел должны быть устранены специалистами аппарата Думы,  сдающим документы.

 

8. Справочная работа


Депутатам Думы по их письменному обращению, завизированному председателем Думы, могут предоставляться следующие справки:

о поступлении и отправке служебных документов;

о поступивших обращениях граждан, других документах и результатах их рассмотрения;

о депутатских запросах и протокольных поручениях Думы;

об этапах прохождения проектов решений Думы, принятых решениях Думы и сроках их подписания главой Надеждинского муниципального района;

о состоянии дел по исполнению решений судов по приведению в соответствие с федеральным и региональным законодательством нормативных правовых актов Надеждинского муниципального района, с представлениями и протестами прокурора Надеждинского района о признании нормативных правовых актов Надеждинского муниципального района противоречащими федеральному и региональному законодательству;

о распоряжениях председателя Думы;

о действующем законодательстве Российской Федерации и Приморского края;

о депутатах Думы, комиссиях Думы, депутатских объединениях и их членах;

об органах государственной власти Российской Федерации, органах государственной власти Приморского края, органах местного самоуправления края (почтовые адреса, телефоны).

 

 Приложения к настоящей инструкции